Le groupe LOXAM est un réseau spécialisé dans la location de matériel d’équipement pour le BTP, l’industrie, l’événementiel, les collectivités locales et les particuliers.

Depuis sa création en 1967, il n’a de cesse de poursuivre sa stratégie de développement sectoriel.

Aujourd’hui son réseau se compose de 1100 agences implantées sur 30 pays.
Constamment à la conquête de nouveaux marchés, ses 11000 collaborateurs relèvent chaque jour d’importants challenges et permettent au
groupe d’être le numéro 1 dans son secteur d’activité.
Nous recherchons pour notre nouveau Siège Central, un immeuble dénommé Le Cap et entièrement dédié aux équipes du groupe, situé à Puteaux La Défense, un(e) Responsable des services aux occupants  rattaché(e) à la Direction Immobilière.  

Poste et missions

Vous êtes le référent du bâtiment et vous assurez les bonnes relations avec les prestataires et occupants de l’immeuble. Vous assurez le pilotage de l’ensemble des activités « services généraux » et le management des équipes de spécialistes et de techniciens chargés de ses activités. Vous assurez également la gestion du service aux occupants en offrant un appui, en proposant des solutions qui correspondent aux besoins exprimés et en assurant leur mise en œuvre.
Vous aurez pour principales missions :

La maîtrise de toutes les missions SAI (Service à l’Immeuble) :
L’accueil ; la gestion des visiteurs ; le standard téléphonique ; le courrier ; la reprographie ; la gestion des salles de réunion (réservation, préparation, configuration, services) ; la création et programmation des badges d’accès (gestion des arrivées et départs des collaborateurs) ; la gestion des demandes d’intervention sur les copieurs et imprimantes ; la prise en charge des demandes diverses provenant des occupants ; les demandes d’intervention technique auprès des prestataires présents sur site,
Vous vous assurez du bon état de fonctionnement, de présentation et d’entretien des locaux et services mis à disposition des occupants du site.

Le management du prestataire d’accueil (hôtesses) :
En collaboration avec les 2 référentes sur site, vous assurez le bon suivi du cahier de consignes et déterminez les priorités de la journée.

Gestion des bureaux :
Gérer les arrivées et départs des collaborateurs
Gérer et coordonner les mouvements internes de bureaux (en collaboration avec le mainteneur ou les déménageurs)
Gérer la signalétique des bureaux : mise à jour du fichier et mise en place des étiquettes bureau en fonction des mouvements des collaborateurs

Gestion des clés immeuble :
Suivi de l’organigramme des clés immeuble
Attribuer les clés en fonction des demandes

Gestion des archives et destruction de documents :
Gestion de l’occupation des surfaces d’archives
Supports aux occupants pour le tri, dispatching des archives et la destruction et l’enlèvement des documents

SST et Evacuation :
Mettre à jour et suivre en collaboration avec le responsable sécurité du site la liste des SST
Mettre en place les exercices d’évacuation de l’immeuble

Gestion du
parking :
Attribuer les places de parking pour les salariés ayant un véhicule de fonction et en assurer le suivi
Suivi des visiteurs et accès prestataires

Le suivi et le pilotage des prestations de fonctionnement quotidien du site :

Assurer l’entretien et la maintenance courante
Assurer le respect de la réglementation  (faire appliquer la législation en matière d’hygiène, de sécurité et d’environnement en relation avec la Direction HSE)
Transmettre les informations et organiser les réunions avec les responsables des entreprises de prestation pour assurer un service de qualité (prestataires accueil, ménage, maintenance multi technique,sécurité, restauration)

Profil 

Grande expérience dans l’accueil : gestion de personnes de profils variés en provenance de tous les pays où le groupe est présent.

Rigueur/organisation
Maturité / savoir fédérer une équipe
Sens du service / à l’écoute
Courtoisie
Capacité d’adaptation
Maîtrise de l’expression écrite et orale

La
maitrise des outils informatiques et bureautiques standards est indispensable
pour occuper ce poste ; elle s’accompagnera en plus d’outils de gestion des droits et badges, de la GMAO et de l’ERP (RENTALMAN).

Une compétence
linguistique est appréciée.